Назначение и функции платформы для автоматизации бизнеса FossLook

• Создание хранилища документов
• Создание произвольных типов документов
• Действия над документом
• Возможности по администрированию системы

FossLook - это платформа для построения решений по управлению документами и совместной работе с ними. Мы предлагаем уже готовые решения, построенные на базе FossLook. Это система электронного документооборота FossDoc, система управления взаимоотношениями с клиентами FossLook CRM, система управления заявками FossLook Заявки, система управления уборочными компаниями FossLook Cleaning и другие. Но возможности платформы FossLook можно вполне успешно использовать, создавая для себя собственные решения или расширяя существующие. Наши специалисты готовы оказать помощь в подготовке ваших решений на базе FossLook. Используя FossLook, вы можете решить задачи формализации документов, их хранения, совместной работы с документами, включая согласование, исполнение и ознакомление, использование ЭЦП и многие другие.

FossLook может быть полезен для сотрудников любой из организаций, где есть большое количество документов, и работа с которыми входит в их круг обязанностей. Вы самостоятельно можете создать нужные вам решения и использовать их. Пример такого решения описан ниже.

Создание хранилища документов

Если организация не использует какие либо системы автоматизации работы с документами, то чаще всего эти документы хранятся на файловой системе, что приводит к проблемам с поиском документов, разграничением прав доступа к ним, движением документов между сотрудниками и многим другим. Воспользовавшись FossLook, вы можете легко решить эти проблемы, создав, например, вот такую структуру для хранения документов.

При этом существует возможность разграничить доступ к хранилищу так, чтобы разные пользователи видели разную структуру папок, а следовательно и документы. Например, пользователь Прохоров видит папку "Документы организации", а пользователь Вакуленко эту папку не видит. Также каждый из пользователей может настроить отображаемые поля в папке для хранения документов по своему.

Создание произвольных типов документов

Документы, которые хранятся в хранилище, описываются определенным набором характеристик. Документ в FossLook – это:

• некоторый набор полей для описания его особенностей. Вы можете легко создавать произвольные типы документов с любым набором полей;

• набор закладок для хранения ссылок на другие документы и выполнения ряда действий над документом, которые вы можете создавать по собственному усмотрению;

• и набор вложенных файлов, которые, в частном случае, могут быть текстом этого документа или скан-копией его бумажного оригинала.

Действия над документом

Использование FossLook позволяет производить над документом определенный набор действий, таких как:

• отправка документа по маршруту для согласования, исполнения или ознакомления с документом. А также по заранее подготовленному шаблонному маршруту ;

• автоматически вести и просматривать историю работы с документом;

• автоматически вести и просматривать статистику работы с документом;

• накладывать электронную цифровую подпись на документ и проверять ее;

• связывать документы между собой;

• отправлять почтовые сообщения непосредственно из документа и связывать их с документом;

Возможности по администрированию системы

В FossLook предусмотрена мощная система администрирования, которая позволяет:

• создавать виртуальную структуру организации ;

• управлять группами пользователей и создавать собственные группы ;

• управлять доступом к папкам и документам;

В этой статье мы кратко изложили основные возможности системы, которые позволяют решить широкий круг задач по работе с документами. Более подробно со всеми возможностями FossLook вы сможете ознакомиться, изучив другие статьи сайта.