Корпоративная почта FossLook
- Основные варианты организации корпоративной почты, их достоинства и недостатки
- Использование FossLook
- Основные возможности почтового сервера FossLook
В настоящее время трудно представить себе человека, который бы не пользовался электронной почтой, но для ее использования вначале необходимо к ней подключиться и получить адрес, на который будут приходить письма. Сейчас существует бесконечное множество вариантов подключения и каждый вправе выбрать себе свой.
Но как только речь заходит о том, что почта будет использоваться человеком в рамках организации в качестве ее сотрудника, появляются ограничения, которые накладываются этой организацией. Каждая организация может самостоятельно выбирать вариант использования почты и предоставления доступа к ней своим сотрудникам. Но если определены правила исользования электронной почты внутри организации, эта почта становиться не просто "электронной почтой", а "корпоративной электронной почтой". Попытаемся разобраться, что такое "корпоративная почта", и как использовать FossLook в качестве корпоративной почты.
Основные варианты организации корпоративной почты, их достоинства и недостатки
| Описание | Достоинства | Недостатки |
|---|---|---|
| Сотрудники организации самостоятельно открывают почтовые ящики на доступных почтовых серверах без какого-либо участия ответственных лиц организации | Сервис бесплатен. Не требуется поддержка и администрирование | У каждого сотрудника может оказаться свое доменное имя, которое никак не связано с организацией. Пересылка всей почты проходит через интернет, что неудобно при больших объемах информации, передаваемых между сотрудниками. При получении почты другими организациями она может попадать в спам, т.к. эта почта никак не идентифицируется с организацией ее отправившей. Такая схема не может быть признана корпоративной почтой |
| Сотрудники организации открывают почтовые ящики на одном из доступных почтовых серверов, которые выбрала организация | Сервис бесплатен. Не требуется поддержка и администрирование | Пересылка всей почты проходит через интернет, что неудобно при больших объемах информации, передаваемых между сотрудниками. При получении почты другими организациями она может попадать в спам, т.к. эта почта никак не идентифицируется с организацией ее отправившей. Такая схема не может быть признана корпоративной почтой |
| Организация получает доменное имя для почтового сервера у одного из провайдеров, предоставляющих эту услугу | Почтовый сервис может быть как бесплатен, так и платен. Не требуется поддержка и администрирование. Наличие собственного доменного имени | Пересылка всей почты проходит через интернет, что неудобно при больших объемах информации, передаваемых между сотрудниками. Качество управление почтовым сервисом и почтовыми ящиками зависит от уровня предоставляемого сервиса. Сложности при интеграции почты с другими программными комплексами, эксплуатирующимися внутри организации |
| Установка одного (или нескольких в зависимости от сруктуры организации) собственного бесплатного почтового сервера | Программное обеспечение - бесплатно, эксплуатация - бесплатно. Наличие собственного доменного имени | Отсутствие поддержки программного обеспечения, что усложняет ввод системы в работу, администрирование и дальнейшую эксплуатацию системы. При наличии недостатков и ошибок в системе их исправление затруднительно. Требуется высокая квалификация персонала. Сложности при интеграции почты с другими программными комплексами, эксплуатирующимися внутри организации |
| Установка одного (или нескольких в зависимости от сруктуры организации) собственного платного почтового сервера | Существует поддержка программного обеспечения при вводе системы в работу, ее администрированию и дальнейшей эксплуатацию. При поддержке программы разработчиком исправляются ошибки и вносятся новые возможности. При поддержке нескольких программных комплексов внутри организации, поддержка почты осуществляется тем же персоналом. Дополнительные возможности при интеграции почты с другими программными комплексами, эксплуатирующимися внутри организации. Собственное доменное имя | Программное обеспечение - платно, эксплуатация - бесплатно или платно в зависимости от схемы лицензирования. Необходимость поддержки и администрирования |
Использование FossLook
FossLook - это платный почтовый сервер (до 5-ти почтовых ящиков бесплатно), которому присущи все достоинства и недостатки, рассмотренные в двух последних строках нашей таблицы.
На рисунке ниже, представлена структура сервера FossLook. Все почтовые сообщения хранятся в СУБД, с которой взаимодействует сервер приложений. К серверу приложений подключаются клиенты FossLook, позволяющие отображать почтовые сообщения в ящиках пользователей. Почтовые сообщения не передаются на клиентское место, следовательно пользователь имеет доступ к своей почте с любого компьютера, на котором установлено программное обеспечения клиента FossLook. В свою очередь сервер приложений взаимодействует с внешним модулем Internet Mail, который выступает в качестве почтового сервера. Через этот модуль почтовые сообщения отправляются во внешний мир и получаются из него. Сервера FossLook можно объединить между собой внутри корпоративной сети. Кроме этого, предоставляется сервис подписки на внешних почтовых серверах типа gmail.com, mail.ru, то есть FossLook выступает в качестве клиента для этих серверов. К модулю Internet Mail можно подключиться стандартными почтовыми клиентами, в том числе и с мобильных устройств, по протоколам SMTP/POP3.
Основные возможности почтового сервера FossLook
Интеграция с платформой FossLook
Одним из достоинств FossLook, которое не было включено в таблицу, является то, что он входит в состав платформы документооборота FossLook и интегрирован с ней. Т.е. вы получаете почтовую систему и систему управления документами на одном рабочем месте.
Глобальная адресная книга
При выборе адресата письма вы можете воспользоваться глобальной адресной книгой, в которой отображены все пользователи почты в соответствии со структурой организации.
Поддержка адресов контактных лиц контрагентов
Также можно воспользоваться адресами контактных лиц ваших контрагентов как при отправке простого письма, так и при отправке письма из документа.
Делегирование прав доступа и работа от имени подразделения
Система позволяет делегировать права доступа от одного пользователя другому, а также работать от имени подразделения, которое тоже может иметь свой почтовый адрес.
Отслеживание доставки и прочтения сообщения
По каждому почтовому сообщению можно отслеживать его доставку и прочтение.
Квоты на размер почтового ящика
Администратор системы может устанавливать квоты на размер почтового ящика. При превышении квоты отправка писем этим пользователем прекращается, а ему приходит сообщение от имени администратора о превышении размера квоты с предложением об удалении писем для очистки почтового ящика.
Шифрование и подпись
Почта FossLook поддерживает шифрование и подпись почтовых сообщений. Вы можете использовать как общедоступные протоколы (S/MIME и PGP), так и есть возможность подключения протоколов внешних криптопровайдеров. Система предоставляет выбор используемого метода подписи,
и вы можете настроить ее "по умолчанию".
Создание виртуальных папок
Внутри почтовых папок можно создавать свои подпапки и настраивать на них фильтры. В этих подпапках будут отображаться сообщения удовлетворяющие условиям фильтров. Это так называемые виртуальные папки. Подробнее о работе с виртуальными папками можно посмотреть здесь.
В статье "Настройка почтового сервера и создание аккаунтов пользователей на нем" подробно описана настройка почтового сервера FossLook, а о том как подключиться к серверам типа gmail.com можно прочитать в статье "Подключение внешних почтовых ящиков".