Рішення FossDoc
Одна система документообігу для різних організацій: від органів влади до університетів. Оберіть напрям, щоб побачити, що FossDoc може саме для вас.
Оберіть свій напрям
Для кожного напряму розписано, що вміє система, і наведено приклади.
Діловодство, звернення громадян, ЕЦП, інформаційна безпека, центри надання адміністративних послуг.
Погодження заявок, власні типи документів без програмування, електронний архів, пошта в одному місці.
Канцелярія університету, коледжу чи ліцею та практичне навчання студентів роботі з системами документообігу.
СЕД для державних установ
Для державної організації важлива повнота охоплення всіх процедур діловодства й документування процесів.
Документообіг у державних структурах
Йдеться про велику (орієнтовно від 100 користувачів) організацію з класичним діловодством: реєстраційно-контрольні картки, вхідна пошта, вихідна кореспонденція, службові записки та організаційно-розпорядчі документи, звернення громадян, контроль виконання.
Вимоги до систем документообігу
Надійна ідентифікація й автентифікація, ЕЦП, захищений протокол зв’язку, інтеграція з Active Directory, тонке налаштування прав і делегування.
Швидкість, мало залежна від кількості документів, потужний пошук, вбудований поштовий сервер, архівація, резервне копіювання.
Типи документів і маршрути, проекти та версійність, завдання співробітникам, відділи контролю й обробки звернень громадян, історія та статистика.
Апаратні вимоги й СУБД, повна вартість володіння: сервер, робочі місця, ЕЦП, навчання, впровадження, щорічна підтримка.
Інструкції «Швидкий старт», повна документація, відеоролики, телефон і віддалене адміністрування, регулярні оновлення з логом змін.
Що FossDoc робить для установи
Типові завдання органів влади, які автоматизує система.
Приклад: вхідний лист реєструється в реєстраційно-контрольній картці, керівник накладає резолюцію, виконавці отримують доручення з терміном, а контроль бачить, хто прострочив.
Приклад: звернення реєструється, передається відділу з розгляду, відповідь готується в маршруті погодження, а в звітах видно строки розгляду.
Приклад: наказ підписується електронним цифровим підписом, а під час відкриття перевіряються цілісність і автентичність документа.
Приклад: під час відпустки керівника його повноваження виконує заступник, а права доступу залишаються під контролем адміністратора.
Приклад: електронні картки осіб і звіти центру ведуться в окремому модулі, який працює як самостійне рішення або в складі системи.
Серед наших клієнтів
- Національний банк України (у складі комплексу FossDocMail)
- Служба зовнішньої розвідки України
- Сумська, Чернігівська, Закарпатська обласні державні адміністрації
- Окремі районні й міські адміністрації України, місцеві ради
- Дослідно-проектний центр кораблебудування (м. Миколаїв)
Що відзначають клієнти
Типові документи, прийняті у вітчизняному діловодстві; адаптованість до нових завдань; оперативне сканування паперових оригіналів; механізм делегування й гнучке управління правами доступу; підтримка популярних провайдерів ЕЦП. FossDoc знижує вимоги до кваліфікації адміністратора, а інтерфейс клієнта схожий на поштовий клієнт. Для державних організацій і навчальних закладів діє гнучка система знижок — зверніться до нас за консультацією.
Автоматизація ЦНАП
Окреме рішення на базі FossDoc для центрів надання адміністративних послуг.
Бізнес та FossDoc
Система документообігу FossDoc використовується комерційними банками, а також Національним банком України.
Як це працює в банках
Національний банк України працює з індивідуальним рішенням, створеним під робочі процеси банку. Автоматизовано роботу із заявками користувачів і службовими записками: користувач створює документ-заявку й відправляє її шаблонним маршрутом на погодження; якщо уповноважені особи згодні, маршрут послідовно доходить до кінця, а його кінцева точка надсилає спеціальний лист в іншу систему. Шаблони дозволяють формувати документи автоматично.
Комерційні банки зазвичай використовують багато типів документів, які створюють самостійно або з нашою допомогою. Механізм бібліотек документів дозволяє адміністратору без програмування додавати поля й наявний функціонал (маршрутизацію, історію, листування) до будь-яких власних документів. Так FossDoc можна використовувати, наприклад, для обробки замовлень на кредити та інших банківських документів.
Чому FossDoc
Впровадження змушує детально опрацювати процеси. Співробітники працюють в єдиному середовищі, а керівник завжди знає, де шукати важливі документи.
Вартість стандартної поставки легко розрахувати, а умови технічної підтримки дають оновлення й роботу з новими версіями.
Якщо потрібен функціонал, якого немає у FossDoc, ми складемо технічне завдання й назвемо вартість розробки.
Сервер надає права доступу до папок із документами. Клієнт звертається до сервера лише через спеціальне API без прямого підключення до бази; канал зв’язку захищено SSL.
Що FossDoc робить для бізнесу
Типові завдання, які компанії та банки закривають у системі.
Приклад: працівник створює заявку, система веде її маршрутом погодження до уповноважених осіб, а після останнього погодження кінцева точка передає дані в іншу систему.
Приклад: заявка на кредит. Адміністратор без програмування додає поля, маршрут, історію й листування, а шаблон друку готує у Microsoft Word.
Приклад: реєстрація листа від контрагента, доручення виконавцям із терміном і контроль виконання з резолюціями керівника.
Приклад: підписання документа ЕЦП, права доступу до папок за відділами, інтеграція з Active Directory.
Приклад: листування з клієнтами у вбудованій пошті та електронний архів документів із пошуком замість паперових папок.
СЕД для навчальних закладів
FossDoc використовується навчальними закладами України як для автоматизації внутрішніх управлінських процесів, так і в навчальному процесі для підготовки студентів.
Автоматизація роботи закладу
Канцелярія й управління університету, коледжу або ліцею.
Вхідні й вихідні листи, накази ректора чи директора, розпорядження, службові записки. Приклад: наказ про зарахування реєструється, погоджується за маршрутом і потрапляє в електронний архів.
Завдання викладачам і співробітникам кафедр із термінами. Приклад: доручення підготувати звіт кафедри; керівник бачить, хто виконав, а хто прострочив.
Облік і розгляд заяв абітурієнтів, студентів та їхніх батьків. Приклад: заява надходить у відповідний підрозділ, відповідь готується в маршруті погодження.
Підписання документів кваліфікованим електронним підписом (КЕП) з перевіркою під час відкриття.
Використання у навчальному процесі
Практика для студентів кафедр діловодства, інформаційних технологій і менеджменту.
Приклад лабораторної роботи: студент створює тип документа, будує маршрут погодження й підписує документ електронним підписом.
Для знайомства із системою доступна демонстраційна версія, яка дозволяє опанувати базові принципи побудови СЕД.
Покрокові інструкції «Швидкий старт», повна документація й відеоролики полегшують підготовку лабораторних і практичних робіт.
Знижки для освіти
Для державних організацій і навчальних закладів діє гнучка система знижок. Зверніться до нас за консультацією, і ми розрахуємо вартість для вашого закладу.
Не знайшли свій напрям?
FossDoc легко перелаштувати під специфіку організації. Розкажіть про своє завдання, і ми запропонуємо рішення.