Электронный документооборот
Электронный документооборот позволяет не только решить проблему «безбумажной» работы, но и навести порядок в рабочих процессах предприятия.
Для чего нужна СЭД
Электронный документооборот — это жизненный цикл электронных документов в организации: от получения (ввод, электронная почта) и прохождения в подразделениях со сменой состояния (доведён до сведения, согласован, подписан, в работе, закрыт) до списания в архив. Систему электронного документооборота (СЭД) часто называют workflow-системой.
FossDoc — решение на платформе FossLook для создания электронного архива документов, организации корпоративного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях любого рода деятельности. Систему легко перенастроить под специфику конкретной организации.
Клиент-серверная архитектура
Сервер FossDoc — сервер приложений с бизнес-логикой; модули, определяющие функции системы, подключаются к нему.
Web-сервер — работа с сервером в обычном браузере. FossDoc Client — клиентское Windows-приложение (автоматизированное рабочее место пользователя, одновременно почтовый клиент). FossDoc Web Client — тот же интерфейс в браузере. FossDoc Администратор — программа администрирования: пользователи, права доступа, маршруты, новые типы документов.
База данных — MySQL, Microsoft SQL Server или Oracle: документы, справочники, пользователи, настройки.
Основные функции
Регистрационно-контрольные карточки, поручения, журналы учёта бумажных оригиналов, контроль исполнения, резолюции, отчёты.
Входящие и исходящие письма, обращения граждан, служебные записки, приказы. Документы могут ссылаться друг на друга, поля заполняются из справочников.
Собственные типы документов и шаблоны печатных форм; новые документы на базе существующих по механизму наследования.
Порядок исполнения, согласования, подписи и регистрации; регистрация в нескольких канцеляриях; создание документа из проекта.
Виртуальная структура организации, ролевая модель, исполнение обязанностей, распределение доступа к общим ресурсам.
Внутренние ящики пользователей на вашем домене, приём и отправка писем внешних служб.
Подпись документов и полей: целостность и аутентичность, проверка при открытии.
Маршрут документа
Исполнение документа начинается с создания поручений исполнителям: маршрут — это упорядоченный набор таких поручений (точек маршрута). Поручения поступают в папки «Входящие документы» сотрудников.
Точки маршрута выполняются параллельно или последовательно. Шаблоны маршрутов можно привязать к подразделению или всей организации, сохранённый маршрут использовать повторно для другого документа.
Собственные типы документов без программирования
Библиотеки документов — набор объектов (папки, типы документов, справочники), которыми реализуется бизнес-логика FossDoc. Администратор может создавать собственные типы документов и поля, использовать существующие типы для создания новых, проектировать шаблоны печати в формате Microsoft Word.
Модули системы
Вы сами решаете, какие функции будет поддерживать система документооборота: выберите модули, из которых она будет состоять.
Решение задач документооборота
Вы можете сами решить, какие функции будет поддерживать ваша система документооборота, выбрав модули, из которых она будет состоять. Эти модули условно делятся на несколько групп по их назначению:
Основной модуль, обеспечивающий работу системы. Позволяет создавать собственные решения, типы документов, добавлять поля в документы, изменять названия полей, предоставляет доступ к программному интерфейсу платформы и др. Подробнее
Позволяет хранить все поручения, проекты документов, сами документы и справочники в единой базе данных, доступ к ним осуществляется через интерфейс карточки документа. Мощные средства поиска информации в базе данных позволяют задавать условия поиска любой сложности с возможностью просмотра документов, вложенных или связанных с найденным документом. Подробнее
Позволяет подготовить резолюции к документу как помощнику руководителя, так и самому руководителю, присоединить к резолюции файлы (при необходимости), выбрать исполнителей резолюции и создать для них задания, указать последовательность выполнения заданий по резолюции, запустить маршрут исполнения резолюции. Подробнее
Реализует механизм создания документа из его проекта, а также создания нового проекта на основе существующего документа. Отвечает за: создание проекта документа, его согласование, поддержку версионности проекта документа, подпись проекта, регистрацию документа на основе проекта. Подробнее
Напоминает вам или другим пользователям о любом событии (совещание, день рождения, отправка письма, необходимость исполнения документа и т. п.) через заданный период времени. Запускает периодическое исполнение и контроль документа. Поддерживается периодичность (например, напоминать раз в неделю или месяц и т. п.). Подробнее
Обеспечивает документооборот служебных записок: создание служебной записки и её регистрация, отправка по маршруту, регистрация в канцелярии подразделения, наложение резолюции, создание ответной служебной записки, регистрация ответной записки. Подробнее
Позволяет зафиксировать факт передачи бумажных оригиналов или копий документов сотрудникам-пользователям системы, а также факт списания бумажных документов в дело. Подробнее
Реализует механизм контроля исполнения пользователями заданий по документам. Система отображает контрольные документы в списке документов с отметкой в виде флажка, цвет которого зависит от состояния выполнения документа относительно контрольных дат: плановой и фактической. Контрольные поручения помещаются в отдельную папку, где их могут обрабатывать сотрудники отдела контроля. Предусмотрена печать контрольных карт. Подробнее
Обеспечивает обработку обращений граждан. По аналогии с входящим письмом на обращение можно создать исходящее письмо-ответ, используя механизм создания документа из проекта. Вы также можете проверить, были ли обращения от данного заявителя в прошлом. Подробнее
Поддержка дополнительных функций
Обеспечивает работу электронной цифровой подписи (ЭЦП). Вы можете подписывать документы и их поля с помощью электронной цифровой подписи. Такая подпись гарантирует целостность и аутентичность отпечатка данного документа. Никто, кроме автора документа, не сможет внести в него изменения так, чтобы об этом не стало известно при проверке ЭЦП. Подробнее
Позволяет пользователю работать с системой с помощью обычного Web-браузера. Веб-интерфейс и работа с ним полностью аналогичны приложению FossDoc Клиент. Подробнее
Интегрирует сервер FossDoc с электронной почтой FossMail. Позволяет с помощью FossMail отправлять документы в удалённые подразделения, которые не имеют возможности работать с основным сервером в режиме On-Line. Для банков поддерживает обработку почты НБУ. Модуль автоматически распознаёт электронные письма НБУ и конвертирует их в документы «Входящее письмо». Эти документы отправляются в канцелярию на регистрацию для дальнейшей работы. Подробнее
Модуль «Интернет-почта» позволяет пользователям использовать внешние почтовые сервисы для отправки и получения почты. Почта проверяется и получается сервером FossDoc автоматически и хранится в базе данных СЭД. Пользователь увидит свою почту в «Почтовых папках». Также модуль позволит создавать и обслуживать «внутренние» (локальные) почтовые ящики пользователей. Подробнее
Автоматизирует работу помощников сотрудников, в частности с помощью этого модуля можно организовать предварительную обработку документов сначала помощником, а затем его руководителем. Подробнее
Позволяет использовать простые арифметические операции и некоторые математические функции для расчёта значений полей документа в зависимости от значений других полей. Подробнее
Сообщает пользователям по электронной почте об изменениях статусов документов, участвующих в маршрутах, которые касаются этих пользователей. Например, уведомление о новом документе, поступившем на исполнение, или заблаговременное уведомление об окончании срока выполнения задания по документу.
С помощью этого модуля вы можете организовать видеосвязь между сотрудниками вашей организации — пользователями FossDoc.
Этот модуль реализует функции чата, подключённого к карточке документа. Подробнее
Этот модуль позволяет обмениваться документами между различными организациями с помощью сервиса Госинформресурс. Подробнее
Модуль предназначен для публикации документов из системы FossDoc на сайте заказчика (веб-портале). Поставляется только с коммерческими версиями системы. Подробнее
Этот модуль предназначен для распознавания текста при сканировании из карточки документа, поставляется только с коммерческими версиями СЭД. Подробнее
Расширение возможностей администратора
Протоколирует изменения, которые производили пользователи над документами выбранного типа. Записывается автор изменений, изменённые поля документа, значения этих полей до и после изменений. Подробнее
Ведёт статистику работы с документом. Записывает время первого и последнего обращений пользователей к документу, рассчитывает общее время работы каждого пользователя с документом и количество информации, изменённой в документе каждым пользователем. Подробнее
Позволяет авторизоваться в системе, используя механизм авторизации домена Windows, и упрощает развёртывание системы на клиентских местах. Подробнее
Протоколирует все действия над всеми объектами системы. В отличие от Истории, которая отслеживает изменения в документах заданного типа, аудит фиксирует все возможные изменения, в том числе: вход и выход пользователей из системы, создание и удаление любых объектов (например, папок, новых пользователей), все возможные действия, в том числе администратора. Протоколы аудита могут использоваться для анализа и разрешения любых спорных ситуаций с действиями пользователей в системе. Архивный сервер. Позволяет выгружать документы из базы данных во внешние файлы с последующей загрузкой на другой (архивный) сервер. Так можно архивировать «отработанные» документы и освобождать основной сервер системы от «лишних» документов, чтобы обеспечить его оптимальную скорость работы. Подробнее
Поддержка СУБД
В отличие от перечисленных выше модулей, в поставку продукта может входить только один из указанных ниже модулей:
Осуществляет взаимодействие платформы с СУБД Microsoft SQL Server 2005 Express Edition.
Осуществляет взаимодействие платформы с популярной бесплатной СУБД MySQL.
Осуществляет взаимодействие платформы с СУБД Microsoft SQL Server.
Осуществляет взаимодействие платформы с СУБД Oracle.
Сколько это стоит
Выберите модули и количество пользователей — стоимость рассчитывается сразу.
Попробуйте FossDoc в работе
Установите демонстрационную версию и проверьте, как система работает в вашей организации.