Автоматический перенос документов в подпапки
Во многих случаях документы могут храниться в одной папке. В этом случае поиск необходимого документа усложняется, так как в этой папке может находиться множество документов:
Пример папки с документами
Для автоматического переноса документов по подпапкам необходимо в справочнике "Перенос документов в подпапки" библиотеки "Сервер" создать соответствующую запись:
Создание записи в справочнике "Перенос документов в подпапки"
Появится диалог настроек автоматического переноса:
Диалог настроек автоматического переноса
Выберите в соответствующих полях значения:
- Источник-папка - папка с документами для обработки. В этой папке будет создано дерево подпапок. После автоматического переноса документа, из этой папки он будет удален
- Режим переноса документов - выберите режим "Копирование ссылки на документ в папку", если вы хотите видеть ссылки на документы в определенной папке в дереве, или выберите режим "Публикация документа в папку (с учетом всех прав)", в котором для документа родительской папкой станет определенная папка в дерева, а права на этот документ станут такими же, как на папке
- Формат дерева подпапок - выберите в каком формате будет создаваться дерево подпапок: "Год->Тип документа->Месяц" или "Год->Месяц->Тип документа"
- Создавать папку с месяцем - если нужно в дереве подпапок создавать папку с месяцем, установите эту галку
Настройка периодичности автоматического переноса документов
Вы можете определить с какой периодичностью сервер FossDoc будет переносить документы из источника-папки в подпапки. Для этого запустите программу расширенного администрирования, выберите в системных справочниках задачу "Перенос документов в подпапки":
Настройка периодичности автоматического переноса документов
После того, как эта задача завершит свои действия, в источнике-папке будет создано дерево подпапок с документами:
Пример созданного дерева подпапок