Автоматичне перенесення документів у підпапки
У багатьох випадках документи можуть зберігатися в одній папці. В цьому випадку пошук необхідного документа ускладнюється, тому що в цій папці може знаходитися велика кількість документів:
Приклад папки з документами
Для автоматичного перенесення документів по підпапкам, треба в довіднику "Перенесення документів у підпапки" бібліотеки "Сервер" створити відповідний запис:
Створення запису в довіднику "Перенесення документів у підпапки"
З’явиться діалог налаштувань автоматичного перенесення:
Діалог налаштувань автоматичного перенесення
Оберіть у відповідних полях значення:
- Джерело-папка - папка з документами для обробки. В цій папці буде свторено дерево підпапок. Після автоматичного перенесення документа, з цієї папки його буде видалено
- Режим перенесення документів - оберіть режим "Копіювання посилання на документ в папку", якщо ви хочете бачити посилання на документи у певній папці в дереві, або оберіть режим "Публікація документа в папку (з урахуванням усіх прав)", в якому для документа батьківською папку стане певна папка в дереві, а права на цей документ стануть такими ж, як на папці
- Формат дерева підпапок - оберіть у якому форматі буде створюватись дерево підпапок: "Рік->Тип документа->Місяць" або "Рік->Місяць->Тип документа"
- Створювати папку з місяцем - якщо потрібно в дереві підпапок створювати папку с місяцем, встановить цю галку
Налаштування періодичності автоматичного перенесення документів
Ви можете визначити з якою періодичністю сервер FossDoc буде переносити документи з джерела-папки до підпапок. Для цього запустіть програму розширеного адміністрування, оберіть у системних довідниках задачу "Перенесення документів у підпапки":
Налаштування періодичності автоматичного переносу документів
Після того, як ця задача завершить свої дії, в джерелі-папці буде створено дерево підпапок з документами:
Приклад створенного дерева підпапок