Виконання документів (Урок 5)

Попередній урок: Ролі співробітників.

Крім роботи з загальними папками часто буває необхідно не просто опублікувати документ, а й вимагати від співробітників звіту про виконану роботу по ньому.

Якщо ви хочете дати співробітнику завдання по документу, вказати термін, а також очікуєте, що він повинен якось описати результат своєї роботи - вам допоможуть маршрути документів.

Створіть від імені "Діловод" документ-наказ в папці "Документи організації". Використовуйте кнопку ** "Відправити по маршруту" **, і виберіть варіант "На виконання (автоматичне закриття)":

Надіслати документ на виконання

В FossDoc підтримуються наступні види виконання:

• "На ознайомлення" - від виконавця не потрібно вводити звіт, а лише просто ознайомитися з текстом доручення. Після цього воно автоматично закривається.
• "На виконання (автоматичне закриття)" - виконавець повинен ввести текст звіту про виконання, натиснути кнопку "Відзвітувати" і після цього доручення закривається.
• "На виконання (ручне закриття)" - виконавець повинен ввести текст звіту про виконання, а автор доручення повинен від себе закрити доручення.

Далі буде відображено вікно вибору виконавців. Ви можете переміщатися по дереву підрозділів і відзначати всіх необхідних співробітників.

Вибір співробітників для виконання доручення в системі FossDoc

Заповніть текст, вкажіть термін виконання і тиснемо кнопку "Далі":

Доручення в системі FossDoc

Далі відображається вікно, в якому ви можете вказати дію з маршрутом і натиснути кнопку "Далі":

Вибір дії з маршрутом

Відкрийте закладку "Маршрути", щоб побачити маршрут:

Маршрут виконання документа в системі FossDoc

Цей же маршрут можна переглянути у вигляді схеми, на якій видно послідовність виконання, для цього потрібно виділити сам маршрут в лівій частині закладки маршрути (зазначити мишею рядок з ім'ям маршруту "Виконання Діловод"):

Схема маршруту виконання документа в системі FossDoc

Робота з дорученнями і виконання документа

Відправка за маршрутом документа призводить до створення доручень (точок маршруту). Автор може їх бачити в папці "|Вихідні доручення":

Папка вихідних доручень в системі FossDoc

У свою чергу у виконавця окремого доручення воно відображається в папці "|Вхідні документи":

Папка вхідних доручень в системі FossDoc

Коли користувач відкриває доручення, замість нього відразу відкривається сам документ, для того щоб простіше було ознайомитися з документом, а потім вже в закладці "Маршрути" слід вивчити текст доручення.

Робота виконавця з маршрутами в системі FossDoc

Коли завдання виконано, виконавець заповнює текст в закладці "Звіт" і натискає кнопку "Відзвітувати":

Звіт виконавця за дорученням в системі FossDoc

Якщо вид доручення був "На виконання (автоматичне закриття)" то таке доручення закриється після того, як виконавець відзвітував і переміститься в папку "Завершені" у автора і виконавця. Урок 6: Узгодження документів