Групи доступу. Ролі користувачів
Належність користувача до тієї або іншої групи обумовлює його права доступу до документів, папок і інших об'єктів системи електронного документообігу FossDoc і функціональні можливості при роботі з ними. Кожен користувач Системи може належати до кількох груп доступу. Всі групи доступу, існуючі в Системі, можна переглянути за допомогою довідника груп:
FossDoc Адміністратор. Групи користувачів
Групи діляться на два види:
- Вбудовані групи (що входять в поставку Системи) — зумовлюють права доступу і логіку роботи користувачів, що входять до них, з об'єктами Системи. Вбудовані групи Система видаляти та редагувати не дозволяє.
- Групи, створені адміністратором для полегшення управління користувачами (призначення загальних завдань, привласнення загальних прав доступу для користувачів, які входять в ту чи іншу групу). Адміністратор може створювати, редагувати і видаляти такі групи на свій розсуд.
Опис вбудованих груп
Вбудовані групи користувачів та їх призначення наведені у таблиці:
| Ім'я групи | Призначення |
| Адміністратори | У цю групу входять системні облікові записи. Користувачі, які увійшли під даними записами, отримують доступ до управління сервером FossDoc. Наприклад, вони можуть підключати/відключати модулі, змінювати локалізацію сервера, створювати/видаляти відділи, користувачів, змінювати права доступу для об'єктів, переглядати/видаляти папки та документи усіх користувачів, створювати/видаляти шаблони маршрутів і т.п. |
| Контроль | Користувачам даної групи відкривається доступ до закладки "Контроль" картки документу. Контрольні дорученні будуть поміщені в окрему папку, де можуть бути оброблені співробітниками відділу контролю |
| Оператори журналу передачі документів | Користувачі даної групи можуть зафіксувати факт передачі паперових оригіналів або копій документів співробітникам-користувачам Системи |
| Оператори виконання | Користувачі даної групи мають право закриття доручень будь-яких виконавців, можуть заповнювати звіт і відправляти документи без візування |
| Оператори підписання документів | Користувачам цієї групи дозволено додавати інших користувачів, які є членами групи "Право підпису документів" для підпису документу, видаляти будь-які підписи. Але самі не можуть підписувати документи |
| Оператори списання в справу | Група операторів, які можуть списати документ у справу будь-якого підрозділу |
| Оператори списання в справу підрозділу | На відміну від групи "Оператори списання в справу", учасники даної групи можуть списувати документи в справу тільки свого підрозділу |
| Оператори схем даних | До цієї групи входять системні облікові записи. Це дає право змінювати/додавати схеми даних (типи документів, папки і т.д.) |
| Оператори типових змістів | Користувачі даної групи можуть редагувати, створювати і видаляти типові змісти. Типові змісти – це готовий набір слів, словосполучень або речень, які використовуються для швидкого вводу в картці документу та дорученнях |
| Оператори читання історії | При підключеному модулі історії є можливість протоколювати зміни, що проводились користувачами над документами вибраного типу. Переглядати історію можуть тільки ті користувачі, які входять в дану групу |
| Оператори читання статистики | Переглядати статистику документу можуть тільки ті користувачі, які входять в дану групу |
| Оператори шаблонів маршрутів | Користувачі, які входять в дану групу, мають можливість створювати шаблони маршрутів для їх подальшого використання іншими користувачами при відправленні документа за маршрутом. Полегшує роботу користувачів, які часто формують складний маршрут, який складається, наприклад, з таких точок, як "Ознайомлення", "Підпис документа", "Реєстрація" і "Виконання" |
| Особливі права підготовки документів | Користувачі цієї групи мають особливі права при установці полів документів в обхід валідації значень |
| Відповідальні редактори загальнодоступних папок користувачів | Користувачі цієї групи мають можливість створювати загальнодоступні папки інших користувачів. Ця група є частиною програмного продукту FossDoc |
| Відповідальні редактори загальних папок | На відміну від групи "Відповідальні редактори загальнодоступних папок користувачів" користувачі даної групи мають можливість створювати загальнодоступні папки в корені загальних папок. Ця група є частиною програмного продукту FossDoc |
| Відділ кадрів | Група користувачів, які можуть бачити і редагувати особисті дані інших співробітників, наприклад, такі як опис, фотографії. Змінювати посаду, керівника. А також, при підключеному модулі "Пошта Інтернет", додавати адресу електронної пошти користувача |
| Право закриття документів | У картці документа є поля "Дата закриття документа" і "Ініціатор закриття документа". Користувачі цієї групи мають право встановлювати значення в ці поля |
| Право корекції термінів у дорученнях | Користувачі даної групи можуть змінювати терміни виконання будь-яких доручень |
| Право накладати резолюцію | Користувачі даної групи можуть створювати резолюції. Запис про резолюцію додається на закладку "Резолюції" картки документу |
| Право відправки доручень від імені іншої особи | На відміну від групи "Оператори виконання", дані користувачі можуть тільки відправляти доручення від імені інших без візування |
| Право підпису документів | У цю групу входять користувачі, у яких є право підпису документів. Запис про підпис документу додається на закладку "Підпис документу" |
| Право перегляду всіх маршрутів | Користувачі цієї групи можуть переглядати всі маршрути документів. За замовчуванням користувачі можуть бачити тільки маршрути, в яких вони беруть участь |
| Право видаляти маршрути в документах | Усі користувачі, які є в даній групі, при включений відповідній опції зможуть видаляти будь-які маршрути у будь-яких документах |
| Реєстратори | Члени цієї групи можуть реєструвати документи. Запис про реєстрацію з'являється на закладці "Реєстраційні записи" |
| Редагування груп розсилок | Право на редагування груп розсилок. Група розсилок - це іменована група користувачів, яким одночасно можна відправити документ |
| Редактори довідників підсистеми фізичних осіб | Користувачі цієї групи мають можливість редагувати довідник фізичних осіб. Даний довідник використовується при роботі зі зверненнями громадян |
Групи користувачів, створені адміністратором
Для зручності управління користувачами (призначення загальних завдань, прав доступу і т.д.) адміністратор може створювати власні групи користувачів (відмінні від вбудованих).
Для створення нової групи просто натисніть Додати групу на панелі інструментів довідника груп. З'явиться форма властивостей групи:
Форма властивостей групи користувачів
Введіть найменування групи в полі "Група". Натисніть кнопку Додати учасників і в діалозі, що з'явився, виберіть користувачів (або групи користувачів), які будуть входити в створювану групу:
Діалог вибору користувачів або груп користувачів
Натисніть ОК. Вибрані користувачі з'являться у списку "Члени групи":
Форма властивостей групи. Обрані користувачі - члени групи
Натисніть Зберегти зміни на формі властивостей групи.
Ролі користувачів
Роль користувача — це сукупність можливостей, які отримує користувач Системи, що входить в певну з вбудованих груп доступу, і оперує з заданими наборами папок. В системі існує кілька визначених ролей (Співробітник-виконавець, співробітник-керівник, співробітник канцелярії та ін.), що характеризуються своїми наборами папок та груп доступу, які задають, по суті, шаблони "поведінки" користувачів в Системі. Наприклад, "Співробітник керівник" має право накладання резолюції. Один користувач може виконувати одну роль.
Закладка "Роль співробітника"
Вибір ролей
Роль призначає адміністратор під час роботи з користувачем на спеціальній закладці "Роль співробітника" форми властивостей користувача. Додатково кожному з користувачів можуть бути призначені опціональні групи доступу, тобто групи, які не входять початково в групи доступу для даної конкретної ролі.
Основні та опціональні групи доступу для обраної ролі