Как создать собственный тип документа

Если стандартных типов документов (входящие, исходящие, служебные записки, приказы) недостаточно, собственный тип документа создаётся в программе администрирования. FossDoc построен на платформе FossLook, поэтому инструкция опирается на статьи платформы. Пример ниже: тип документа «Договор» с дочерними документами «Акты выполненных работ». Краткий обзор этой возможности есть в уроке 8.

1. Создайте библиотеку документов

Библиотека документов - это набор типов документов, папок для их хранения, справочников и других объектов. Новый тип документа можно создать в уже существующей библиотеке, но лучше создать новую. В программе администрирования откройте пункт «Библиотеки документов», нажмите «Создать», введите имя и описание библиотеки и сохраните её.

2. Создайте тип документа

В библиотеке нажмите «Создать» и введите данные типа документа «Договор».

Добавьте в тип функции, которые вам нужны.

3. Добавьте поля

В примере в договоре будут такие поля:

• «Дата договора» - тип поля «дата»;
• «Номер договора» - «строковый (индексируемый)»;
• «Краткое содержание» - «многострочный (индексируемый)»;
• «Заказчик» и «Исполнитель» - «справочник»;
• «Акты выполненных работ» - «дочерние документы».

Для создания поля нажмите «Создать», введите имя поля, тип и, по желанию, описание.

4. Поля-справочники

Поле типа «Справочник» - это ссылка из документа на справочник. В примере использован справочник платформы «Корреспонденты» из библиотеки «Корреспонденты и контактные лица». В него добавлено многозначное справочное поле «Тип корреспондента» со значениями «Заказчик», «Исполнитель» или «Заказчик/исполнитель» одновременно. Отдельные справочники «Заказчики» и «Исполнители» настроены как виртуальные папки с условием поиска по этому полю. В договоре поля «Заказчик» и «Исполнитель» ссылаются на эти справочники.

Все шаги из этого раздела подробно описаны в статье Создание типа документа.

5. Создайте дочерний тип «Акт выполненных работ»

Поле типа «дочерние документы» - это ссылка из договора на дочерний документ. Сначала создайте тип документа «Акт выполненных работ» с полями «Дата акта» (дата), «Номер акта» (строковый, индексируемый), «Краткое содержание» (многострочный, индексируемый) и «Сумма по акту» (денежный). Затем в договоре создайте поле «Акты выполненных работ» и выберите этот тип.

Окончательный вид типа документа «Договор»:

6. Настройте папку и доступ

При создании типа документа система автоматически создаёт папку для его хранения с таким же именем. Папку лучше назвать «Договора»: на вкладке «Свойства папки» её можно переименовать. Сначала пользователи не имеют доступа к новой папке. Чтобы предоставить доступ, на вкладке «Доступ» разорвите наследование прав от родительского объекта и предоставьте доступ к папке.

В примере группе «Все» дан уровень доступа «Полный доступ».

7. Проверьте результат

Зайдите в систему от имени пользователя: в структуре его папок должна появиться папка «Договора». Создайте документ «Договор», заполните все поля и проверьте, что выбранные функции соответствуют функциям типа документа. На вкладке «Акты выполненных работ» создайте дочерний документ «Акт выполненных работ».

Подробнее о создании собственного типа документа: статья платформы FossLook.