Экспорт и импорт данных
СЭД FossDoc предоставляет возможность как экспортировать данные во внешние файлы, так и импортировать данные из них.
Экспорт данных
Данные можно экспортировать в виде таблиц в формат *.csv, экспортировать вложенные в документ файлы на файловую систему или почтовые сообщения в eml-формат. Для экспорта данных в таблицы сначала настройте вид отображения документов в папке или на закладке документа. Отображаемые поля станут колонками таблицы. Заголовки столбцов в папке/закладке будут заголовками колонок в полученной таблице. В качестве примера экспортируем записи об актах выполненных работ в документе типа "Договор". Для этого перейдем на закладку "Акты выполненных работ" (все изложенное ниже справедливо и по отношению к папке с документами) и настроим её вид следующим образом:
Далее можем отобрать нужные нам документы на закладке, задав условие поиска по полю "Дата акта".
После этого заходим в меню "Файл" и экспортируем наши данные.
Теперь в Excel вы можете эти данные обрабатывать по собственному усмотрению.
Для экспорта файлов, вложенных в отобранные документы, нужно выбрать пункт меню "Экспорт вложенных файлов" и указать каталог, куда эти файлы будут сохранены.
Импорт данных
СЭД FossDoc позволяет импортировать данные из файлов формата *.csv. Данные можно импортировать в справочники и в документы. Для того чтобы импортировать данные в справочники, необходимо дать пользователю, от имени которого вы будете их импортировать, полный доступ к папке нужного справочника. Затем настроить вид справочника таким образом, чтобы отображалось поле "Категория".
Далее экспортируйте данные в *.csv-файл (как было описано выше) для создания шаблона, по которому будет производиться импорт.
В результате получите файл с двумя колонками "Категория" и "Имя":
Затем продублируйте запись в колонке "Категория" на столько строк, сколько записей будете добавлять в справочник и добавьте нужные записи, предварительно удалив записи уже имеющиеся в справочнике.
Сохраните файл и импортируйте его в ваш справочник.
В результате получите пополненный справочник.
В СЭД FossDoc возможен импорт не только справочников, но и документов с более сложной структурой; за подробностями обращайтесь в техническую поддержку.