Автоматизація роботи відділу кадрів

Вступ

В даній статті наведено приклад, як за допомогою платформи FossDoc автоматизувати роботу відділу кадрів (HR відділу) вашої організації. Пропонуємо просту бізнес-схему роботи відділу кадрів (ОК) з кандидатами на вакантні посади організації:

Документообіг у відділі кадрів

У відділ кадрів потрапляє резюме здобувача. Інспектор ОК заповнює його анкету і відправляє її керівнику. Начальник ОК приймає рішення про подальші дії - відмовити претенденту або запросити на співбесіду. Призначаються дата співбесіди і співробітник, який буде спілкуватися з претендентом. Після співбесіди співробітник, відповідальний за інтерв'ю, вносить до анкети звіт про співбесіду і відправляє його керівнику організації. Керівник приймає рішення про зарахування в штат або відмову в прийомі на роботу. Анкета передається до відділу кадрів.

Анкета здобувача

За допомогою програми адміністрування створимо свій тип документу "Анкета кандидата":

Поля "Пол", "Вакансія", "Підрозділ", "Кореспондент" являють собою посилання на вже наявні в системі довідники ("Вакансія" посилається на довідник посад). На закладку "Вкладені файли" можна, наприклад, додати файл з резюме претендента. На закладці "Зв'язані документи" у подальшому можна додавати посилання на різні документи, наприклад, на наказ про зарахування на роботу та ін.

Поле "Статус" посилається на довідник "Статус претендента", в якому містяться статуси, що привласнюються кандидату Інспектором ОК по ходу просування анкети по маршруту її обробки:

• На розгляді - резюме знаходиться на розгляді у відділі кадрів.
• Запрошений(-а) на співбесіду - Прийнято рішення про проведення співбесіди.
• Відмова - здобувачеві відмовлено у прийомі на роботу.
• Зарахований(-а) в штат - Прийнято рішення про прийом на роботу.
• Відкладено - розгляд кандидатури відкладено з будь-яких причин.

Спроектувавши Анкету, дайте доступ до папки, де будуть зберігатися дані документи, всім користувачам, які беруть участь у документообігу анкети.

Маршрут анкети

Інспектор відділу кадрів проектує наступний маршрут анкети:

Випробуваному присвоюється статус "На розгляді".

Якщо у першій точці маршруту (погодження) Начальник ОК відповідає "Не згоден", маршрут зупиняється. Таким чином, інспектор ОК привласнює претендентові статус "Відмова" (або "Відкладено" в залежності від обставин).

Якщо Начальник ОК погоджується, маршрут переводить анкету в точку виконання Начальнику ІТ відділу. Інспектор виставляє статус "Запрошений(-а) на співбесіду".

Начальник відділу проводить співбесіду з випробуваним і складає про це звіт.

Далі маршрут автоматично доставляє анкету керівнику організації в точку узгодження. Відповідь "Згоден" означає прийняття кандидата на роботу. Якщо відповідь "Не згоден", інспектор ОК привласнює претендентові статус "Відмова" (або "Відкладено" в залежності від обставин).

Виконання маршруту

Після запуску маршруту, анкета приходить на узгодження начальнику ОК:

Начальник ОК записує вказівки для подальшого учасника маршруту і натискає "Згоден". Анкета переходить на виконання начальнику ІТ відділу:

Керівник ІТ проводить співбесіду і записує в звіт свої висновки по кандидату. Натискає конку "Відзвітувати", анкета переміщається на узгодження керівнику організації:

Ознайомившись зі звітом Начальника ІТ відділу, керівник записує свої вказівки відділу кадрів і натискає "Згоден". Інспектор ОК отримує повідомлення про завершення походу і може оформляти кандидата на роботу.

Висновки

В даному прикладі розглянуто найпростіший документообіг відділу кадрів. Запропонований маршрут може бути доповнений тестовими завданнями і (або) випробувальним терміном для претендента.

Почніть проектувати маршрути своїх документів, і ви збагнете, наскільки легко і швидко за допомогою FossDoc можна автоматизувати колективну роботу ваших співробітників з будь-якого типу документами (завданнями) та ін.